Yolcu Taşımacılığında Yetki Belgeleri ve Kurumsal Evrak Kontrol Listesi

Yolcu taşımacılığı hizmeti alan bir kurumun kontrol etmesi gereken evrak beş başlıkta toplanır: taşımacının yetki belgesi, araçların uygunluk ve muayene kayıtları, sigorta poliçeleri, sürücü belgeleri ve bütün bunları yazılı taahhüde bağlayan hizmet sözleşmesi. Bu beş başlık doğrulanmadan başlayan bir servis ilişkisinde, kaza ya da denetim anında sorumluluğun bir kısmı hizmeti alan kurumun üzerinde kalabilir.

Personel servisi, okul servisi ve transfer hizmetleri karayolu taşıma mevzuatı kapsamında yürütülür; öğrenci taşımacılığı için ayrıca okul servis araçları hakkında yönetmeliğin şartları geçerlidir. Satın alma tarafında en sık yapılan hata, belgenin varlığını görüp geçerliliğini ve kapsamını kontrol etmemektir.

Taşımacının yetki belgesi

Yolcu taşımacılığı, Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından düzenlenen yetki belgesiyle yapılır. Belgenin ekinde, o belge kapsamında çalıştırılabilecek taşıtların yer aldığı bir taşıt listesi bulunur. Kontrol edilmesi gerekenler:

• Belge, teklif veren firmanın kendi unvanına mı düzenlenmiş?
• Belgenin türü yapılacak işi kapsıyor mu (personel servisi, okul servisi, tarifesiz yolcu taşıma gibi)?
• Geçerlilik tarihi, planlanan sözleşme süresini karşılıyor mu?
• Size tahsis edilecek araçların plakaları taşıt listesinde görünüyor mu?

Alt yüklenici kullanılacaksa aynı sorular onun için de sorulmalıdır. Sözleşme sizinle, araç ise başka bir firmayla ilişkiliyse zincirdeki boşluk denetimde ortaya çıkar.

Araç uygunluğu, muayene ve takip

• Periyodik araç muayenesi ve egzoz emisyon ölçümünün geçerlilik tarihi.
• Ruhsat: aracın mülkiyeti (taşımacının kendi aracı mı, kiralık mı) ve koltuk kapasitesi.
• Öğrenci taşımacılığında ek şartlar: yönetmeliğin aradığı araç yaşı sınırı, emniyet kemerleri, tanıtım işaretleri, uyarı lambası ve kayıt düzeneği.
• Bakım kayıtları: periyodik bakım takvimi, mevsim geçişlerinde lastik değişimi, araç içi temizlik ve dezenfeksiyon.
• Araç takip: GPS kaydı tutuluyor mu, kuruma raporlanabiliyor mu.

Sigorta poliçeleri

Servis hizmetinde birbirinin yerine geçmeyen üç poliçe vardır; üçünü de ayrı ayrı isteyin:

• Zorunlu mali sorumluluk (trafik) sigortası: üçüncü kişilere verilen zararları karşılar.
• Karayolu yolcu taşımacılığı zorunlu koltuk ferdi kaza sigortası: taşınan yolcuyu kapsar. Personel ve öğrenci servisinde asıl bakılması gereken poliçe budur.
• İhtiyari mali sorumluluk ve kasko: zorunlu değildir, kurumsal işlerde çoğu zaman talep edilir.

Her poliçede plaka, başlangıç-bitiş tarihi ve teminat kapsamı kontrol edilmelidir. Poliçe süreleri genellikle sözleşme süresinden kısadır; yenileme kopyalarının paylaşılması sözleşmeye yazılmazsa takip kendiliğinden aksar. Devreye giren yedek araçların poliçesi de aynı şekilde istenmelidir.

Sürücü ve refakat personeli evrakı

• Araç sınıfına uygun ve geçerli sürücü belgesi.
• Yolcu taşımacılığına uygun türde SRC mesleki yeterlilik belgesi.
• Psikoteknik değerlendirme belgesi ve sağlık raporu.
• Öğrenci taşımacılığında yönetmeliğin aradığı adli sicil şartları.
• Okul servislerinde rehber personel görevlendirmesi.

Sürücü değişikliğinde aynı evrakın yeni sürücü için de sunulacağı sözleşmede açıkça yazmalıdır. Uygulamada en çok boşluk burada oluşur: dosya ilk gün eksiksizdir, altı ay sonra araçta başka bir sürücü vardır.

Hizmet sözleşmesinde bulunması gerekenler

• Hizmetin kapsamı: güzergâh, saat planı, araç tipi ve kapasite.
• Araç ve sürücü listesi ile değişiklik bildirim süresi.
• Arıza veya kaza hâlinde ikame araç taahhüdü ve devreye girme süresi.
• Sigorta yükümlülüğü ve poliçe kopyalarının paylaşım sıklığı.
• Kişisel verilerin korunması: GPS ve varsa kamera kayıtlarının kimde tutulduğu, saklama süresi, veri sorumlusu ile veri işleyen arasındaki ilişki.
• İş sağlığı ve güvenliği sorumlulukları; kaza ve acil durum bildirim süresi.
• Hizmet seviyesi ölçütleri (gecikme, iptal, doluluk) ve raporlama sıklığı.
• Alt yüklenici kullanımına izin verilip verilmediği ve fesih koşulları.

Kurumsal satın almacı için evrak kontrol listesi

Bu dosyayı bir kez toplamak yetmez; belgelerin çoğu sürelidir, bu yüzden sözleşme boyunca belirli aralıklarla güncel kopya istenmelidir. Yıllık bir tazeleme takvimi, denetim gününde aranan evrakı aramak zorunda kalmamanın en kolay yoludur.

Elibol Turizm, 1994'ten bu yana İstanbul'da personel ve öğrenci taşımacılığı yapıyor. Araçlarımızda GPS takip sistemi bulunuyor; periyodik bakım, temizlik ve sürücü eğitimleri hizmetin parçası. Operasyonel kiralama tarafında bakım, sigorta, HGS/OGS kayıtları ve evrak takibini de biz üstleniyoruz. Kurumunuzun servis planını ve evrak dosyasını birlikte gözden geçirmek için Online Teklif Alın formunu doldurabilir ya da 0 212 445 89 89 numaralı hattan bize ulaşabilirsiniz.