Personel Servisi Sözleşmesi: Şirketlerin Kontrol Etmesi Gereken 12 Madde

Personel servisi, şirketlerin günlük işleyişini en doğrudan etkileyen dış hizmetlerden biridir. Buna rağmen sözleşmeler çoğu zaman tek sayfalık bir fiyat teklifinin üzerine kurulur; güzergâh, yedek araç, gecikme ve fiyat güncellemesi gibi başlıklar sözleşmede değil, sorun çıktığında telefonda konuşulur.

Aşağıdaki 12 madde, bir personel servisi sözleşmesinde bulunması gereken asgari başlıkları içeriyor. Listeyi mevcut sözleşmenizin üzerinden geçerek de kullanabilirsiniz.

Sözleşmede Bulunması Gereken 12 Madde

1. Hizmetin kapsamı ve güzergâh ekleri

Sözleşmenin gövdesi kısa, ekleri ayrıntılı olmalıdır. Güzergâh listesi, durak noktaları, her güzergâhın yolcu sayısı ve araç sınıfı numaralı ekler hâlinde sözleşmeye bağlanır. Böylece dönem içinde bir güzergâh değiştiğinde bütün sözleşme değil, yalnızca ilgili ek revize edilir.

2. Sefer planı ve saatler

İşbaşı ve paydos saatleri, güzergâhın ilk alım saati ve tesise varış saati yazılır. Vardiyalı çalışan tesislerde her vardiya için ayrı sefer planı gerekir; ayrıntılar için vardiyalı çalışmada servis planı yazımıza bakabilirsiniz.

3. Araç sınıfı, yaşı ve donanımı

Hangi güzergâhta hangi sınıf aracın çalışacağı, araçların azami yaşı, klima, emniyet kemeri ve araç takip donanımı taahhüt olarak yazılır. "Uygun araç" gibi belirsiz ifadeler yerine ölçülebilir ölçütler kullanılmalıdır.

4. Yedek araç ve arıza süresi

Arıza, kaza ya da bakım hâlinde yedek aracın kaç dakika içinde güzergâha gireceği sözleşmede yer almalıdır. Yedek aracın sınıfı, asıl araçla aynı olmalıdır; aksi hâlde güzergâh bölünmek zorunda kalır.

5. Şoför nitelikleri ve devamlılığı

Sürücü belgesi sınıfı, mesleki yeterlilik belgesi, psikoteknik raporu ve adli sicil şartları yazılır. Ayrıca sabit şoför ilkesi konulmalıdır: aynı güzergâhta sürekli değişen şoför, hem güzergâh bilgisini hem yolcu güvenini zayıflatır.

6. Performans ölçütü: zamanında varış

Hizmetin kalitesi "memnuniyet" gibi öznel bir ifadeyle değil, ölçülebilir bir göstergeyle tanımlanır. En yaygın ölçüt zamanında varış oranıdır; nasıl ölçüldüğünü On-Time Rate yazımızda anlattık. Ölçümün hangi veriden (araç takip kaydı) çıkarılacağı da yazılmalıdır.

7. İhlal ve ceza şartı

Gecikme, sefer iptali ya da donanım eksikliği hâlinde uygulanacak indirim ya da ceza, eşiğiyle birlikte yazılır: hangi gecikme süresinden itibaren, hangi oranda. Cezai şart, cezalandırmak için değil, ölçütü tarafların ciddiye alması için konur.

8. Fiyat ve güncelleme formülü

Sözleşme süresince fiyatın hangi koşulda güncelleneceği önceden formüle bağlanmalıdır. Akaryakıt fiyatı ve asgari ücret gibi maliyet kalemlerine endeksli bir formül, dönem ortasında pazarlık yapılmasını önler. Formülün hangi aylarda uygulanacağı da belirtilmelidir.

9. Fatura, ödeme ve hakediş

Faturanın hangi veriye dayanacağı (sefer sayısı, güzergâh, yolcu sayısı) ve hakediş dönemi yazılır. Eksik gerçekleşen seferlerin faturadan nasıl düşüleceği en çok tartışma yaratan maddedir; baştan netleştirin.

10. Sigorta ve sorumluluk

Zorunlu mali sorumluluk sigortası ve koltuk ferdi kaza sigortasının varlığı, poliçe kopyalarının sözleşme ekinde bulunması şart koşulur. Yetki belgeleri ve evrak listesi için evrak kontrol listemize bakın.

11. KVKK ve araç takip verisi

Servis aracındaki konum, kamera ve biniş kaydı kişisel veridir. Verinin kimin veri sorumlusu sıfatıyla işleneceği, saklama süresi ve aydınlatma yükümlülüğü sözleşmede düzenlenmelidir. Ayrıntılar KVKK uyumu yazımızda.

12. Süre, fesih ve devir

Sözleşme süresi, fesih bildirim süresi ve fesih hâlinde hizmetin kaç gün daha süreceği yazılır. Personel servisi, bir günde yerine konabilecek bir hizmet değildir; geçiş süresi maddesi olmadan yapılan fesihler operasyonu durdurur.

Sözleşme Öncesi Üç Hazırlık

• Adres verisini toplayın. Güzergâh ve araç sınıfı, çalışanların mahalle kırılımındaki dağılımına göre belirlenir. Veri olmadan alınan teklifler karşılaştırılamaz.
• Teklifleri aynı kapsamda isteyin. Bir firma yedek aracı fiyata dâhil ederken diğeri etmiyorsa iki teklif kıyaslanamaz. Kapsamı siz tanımlayın.
• Maliyet kalemlerini ayrıştırın. Sefer başı mı, araç başı mı, kişi başı mı fiyatlandırıldığını netleştirin; yöntem için maliyet optimizasyonu rehberimize bakabilirsiniz.

Servis yerine toplu taşıma desteği vermeyi de değerlendiriyorsanız, iki seçeneğin vergi ve maliyet karşılaştırmasını personel servisi mi yol yardımı mı yazımızda yaptık.

Sık Sorulan Sorular

Personel servisi sözleşmesi ne kadar süreli yapılır?

Uygulamada en yaygın süre bir yıldır; eğitim ya da üretim takvimiyle uyumlu olması için dönem başlangıcına denk getirilir. Sürenin kendisinden çok, fesih bildirim süresi ve geçiş süresi maddelerinin net yazılmış olması önemlidir.

Fiyat güncellemesi sözleşmeye nasıl yazılır?

Akaryakıt fiyatı ve asgari ücret gibi ana maliyet kalemlerine endeksli bir formül, güncellemenin hangi aylarda ve hangi orana göre yapılacağını önceden belirler. Formül olmadan yapılan sözleşmelerde güncelleme dönem ortasında pazarlık konusu hâline gelir.

Yedek araç maddesi neden ayrı yazılır?

Arıza ya da kaza hâlinde hizmetin kaç dakikada yeniden başlayacağı, servis kalitesinin en somut göstergesidir. Yedek aracın süresi ve sınıfı yazılmadığında bu yükümlülük belirsiz kalır.

Elibol Turizm olarak kurumsal personel servisi tekliflerimizi güzergâh, araç sınıfı, yedek araç ve performans ölçütü başlıklarıyla birlikte sunuyoruz. Şirketiniz için servis planı ve sözleşme taslağı çıkarmamızı isterseniz personel taşımacılığı hizmetimizi inceleyebilir, iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.

Not: Bu liste ticari sözleşme pratiğine dayanan bir kontrol listesidir, hukuki görüş yerine geçmez. Sözleşmeyi imzalamadan önce hukuk danışmanınızla birlikte gözden geçirmenizi öneririz.