İstanbul Kurumsal Filo Kiralamada Araç Tahsis Politikası

Filo kiralamada sözleşmeyi imzalamak işin yarısıdır; diğer yarısı araçların şirket içinde kime ve hangi kurallarla verileceğidir. İstanbul kurumsal filo kiralama yapan şirketlerde en sık yaşanan sorunlar çoğu zaman araçtan değil, yazılı bir tahsis politikası olmamasından çıkar: Aracı kimin kullanabileceği belirsiz kalır, trafik cezası aylar sonra muhasebeye düşer, küçük hasarlar iade gününe kadar fark edilmez.

Bu yazıda araç tahsis politikasında bulunması gereken maddeleri ve 2026'da Karayolları Trafik Kanunu'nda yapılan değişikliklerin şirket araçlarına etkisini özetliyoruz.

Araç Tahsis Politikası Neden Gerekli?

İster tek araçlık operasyonel kiralama ister onlarca araçlık İstanbul kurumsal filo kiralama olsun, kiralık araçta aracın sahibi kiralama şirketi, kullanıcısı ise sizin çalışanınızdır. Arada kalan şirketiniz; aracın kimde olduğunu, nasıl kullanıldığını ve doğan masrafın kime ait olduğunu belgeleyebilmelidir. Yazılı politika bu üç soruyu baştan cevaplar ve her araç için çalışanla imzalanan bir tahsis tutanağıyla tamamlanır.

2026'da Değişen Kurallar: Ehliyet ve Kiralık Araç Cezaları

27 Şubat 2026 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 7574 sayılı Karayolları Trafik Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, şirket araçlarını doğrudan ilgilendiren iki düzenleme getirdi; ikisi de yayımı tarihinde yürürlüğe girdi:

• Sürücü belgesi olmadan araç kullanma: Sürücü belgesi olmadan motorlu araç kullanana 40.000 TL, belgesi geri alınmışken ya da iptal edilmişken araç kullanana 200.000 TL idari para cezası öngörülüyor. Bu durumlarda aracın sürülmesine izin veren işletene de tescil plakası üzerinden 40.000 TL ceza veriliyor.
• Kiralık araçta trafik cezası: İhlal tarihinde aracın kiralık olduğu tespit edilir ve kiracının tebligata uygun adresi bulunursa, idari para cezası karar tutanağı kiracı adına düzenlenip kiracıdan tahsil ediliyor.

Pratik sonucu şudur: İstanbul kurumsal filo kiralama sözleşmelerinde kiracı çoğunlukla şirketinizdir; cezanın muhatabı olduğunuzda onu aracı o gün kullanan çalışanla eşleştirebilmeniz gerekir. Bu da araç ile kullanıcı arasındaki eşleşmenin gün gün kayıtlı olmasını gerektirir. Sürücü belgesi kontrolü de bir kerelik işlem değil, düzenli tekrarlanan bir adım olmalıdır. Operasyonel kiralamada HGS/OGS ve ceza takibinin nasıl işlediğini sözleşme öncesi sorular yazımızda anlattık.

İstanbul Kurumsal Filo Kiralama İçin 10 Maddelik Tahsis Şablonu

1. Tahsis hakkı: Hangi görev ve unvanların araç alacağı; aracın kişiye özel mi yoksa havuz aracı mı olduğu.
2. Kullanıcılar: Aracı yalnız tahsis edilen çalışanın mı, onay verilen başka çalışanların da mı kullanabileceği; aile bireylerinin kullanımına izin olup olmadığı.
3. Sürücü belgesi kontrolü: Tahsiste ve belirli aralıklarla belgenin geçerliliğinin ve sınıfının kontrolü; belge geri alındığında çalışanın derhâl bildirim yükümlülüğü.
4. Özel kullanım: Mesai dışı, hafta sonu ve izin dönemlerinde kullanıma izin olup olmadığı; uzun yol için onay gerekip gerekmediği.
5. Yakıt ve geçişler: Yakıt kartının kullanım kuralları; köprü, otoyol ve tünel geçişlerinin nasıl izleneceği.
6. Trafik cezaları: Cezanın kullanıcıyla nasıl eşleştirileceği ve itiraz süresi kaçmasın diye bildirimin kaç gün içinde iletileceği.
7. Kaza ve hasar bildirimi: Tutanak, fotoğraf ve kiralama şirketine bildirim süresi; küçük çizik ve göçüklerin de kayda geçirilmesi.
8. Bakım ve lastik randevuları: Periyodik bakım ve mevsimlik lastik değişiminde aracı servise kimin götüreceği.
9. Otopark ve güvenlik: Aracın gece nerede park edileceği, anahtar ve ruhsatın saklanması.
10. İade ve devir: Görev değişikliği ya da işten ayrılmada aracın fotoğraflı teslim tutanağıyla geri alınması.

Trafik cezası ya da hasar bedelinin çalışana yansıtılması iş hukuku açısından ayrıca değerlendirilmesi gereken bir konudur; ücretten kesinti gibi uygulamaları politikaya yazmadan önce hukuk danışmanınızla gözden geçirin.

İstanbul Kurumsal Filo Kiralamada Masraf ve Konum Takibi

İstanbul'da bir şirket aracı gün içinde köprü ve otoyol geçişi yapar, ücretli otoparklarda bekler ve dur-kalk trafikte daha hızlı yıpranır. Bu masrafların nasıl belgeleneceği politikada yazılı değilse ay sonunda kimin hangi masrafı yaptığı ayrıştırılamaz. Araç-kullanıcı eşleşmesini araç takip sistemiyle desteklemek mümkündür; ancak konum verisinin hangi amaçla ve ne kadar süre tutulacağı KVKK'ya uygun şekilde çalışana bildirilmelidir. Bu konuyu servis araçlarında kişisel veri yazımızda ele aldık.

Kurumsal filo kiralamada kaç aracın kişiye özel, kaçının havuz aracı olacağını belirlemek için filo büyüklüğü yazımızdaki yöntemi kullanabilirsiniz. Elektrikli araca geçiyorsanız şarj kurallarını da politikaya ekleyin; ayrıntılar elektrikli araca geçiş yazımızda. Aracı satın almak ile kiralamak arasında karar aşamasındaysanız operasyonel ve finansal kiralama karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.

Elibol Turizm olarak İstanbul kurumsal filo kiralama hizmetimizde araç takip sistemi ve kaza durumunda araç değişimi sunuyoruz; ayrıntılar kurumsal filo kiralama sayfamızda. Tek araç ya da küçük filolar için operasyonel kiralama, sürücülü taşıma için personel taşımacılığı, öğrenci taşımacılığı ve özel transfer hizmeti seçeneklerimize de bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

İstanbul kurumsal filo kiralamada araç tahsis politikası zorunlu mu?

Özel şirketler için mevzuatta bu adla zorunlu tutulan bir belge yoktur. Ancak aracın kimde olduğunu, nasıl kullanılacağını ve masrafların kime ait olduğunu belgelemenin en düzenli yolu yazılı bir politikadır; trafik cezası, hasar ve ehliyet riskleri onsuz yönetilemez.

Şirket aracını ehliyetsiz biri kullanırsa ceza ne olur?

7574 sayılı Kanun'la sürücü belgesi olmadan araç kullanana 40.000 TL idari para cezası öngörülür; aracın sürülmesine izin veren işletene de tescil plakası üzerinden 40.000 TL ceza verilir. Belgesi geri alınmış ya da iptal edilmiş kişi için sürücü cezası 200.000 TL'dir.

Kiralık şirket aracına yazılan trafik cezası kime gelir?

7574 sayılı Kanun'la Karayolları Trafik Kanunu'nun 116. maddesine eklenen hükme göre, ihlal tarihinde aracın kiralık olduğu tespit edilir ve kiracının tebligata uygun adresi bulunursa ceza kiracı adına düzenlenir ve kiracıdan tahsil edilir. Kurumsal kiralamada cezayı aracı kullanan çalışanla eşleştirmek için araç-kullanıcı kaydı tutulmalıdır.

Şirket aracını çalışanın eşi kullanabilir mi?

Bu, kiralama sözleşmesine ve şirketinizin politikasına bağlıdır. Sözleşmede yetkili sürücüler sınırlanmışsa başka birinin kullanımı sigorta ve hasar süreçlerinde sorun yaratabilir. İzin verilecekse kimlerin hangi koşulla kullanacağı politikada açıkça yazılmalıdır.