Operasyonel Kiralama Sözleşmesi Bitiyor: Araç İade Süreci ve Hasar Değerlendirmesi
Operasyonel kiralama sözleşmesi bitince ne olur? İade öncesi kontrol, normal aşınma ile hasar ayrımı, km aşımı, sözleşme yenileme ve kademeli filo yenileme planı.
Operasyonel kiralama sözleşmesi sona erdiğinde önünüzde üç yol vardır: aracı iade etmek, sözleşmeyi mevcut araçla uzatmak ya da aynı sözleşme yapısı içinde yeni bir araca geçmek. Üçünde de süreç aynı adımla başlar: iade öncesi araç durum tespiti. Aşağıda sözleşmenin son üç ayında hangi işin ne zaman yapılacağını, normal kullanım aşınması ile hasarın nasıl ayrıldığını ve filonun kademeli yenilenmesinin nasıl planlandığını bulacaksınız.
Sözleşmenin son üç ayı: iş sırası
İade sürecindeki sürprizlerin çoğu, hazırlığın son haftaya bırakılmasından doğar. Aşağıdaki sıra, kurumsal filolarda süreci öngörülebilir kılar:
- Kalan 90 gün: Araç bazında kilometre durumu çıkarılır. Mevcut km, sözleşme limiti ve kalan süre karşılaştırılır; aşım riski olan araçlar işaretlenir.
- Kalan 60 gün: Ön durum tespiti yapılır. Aracı kullanan personel de hazır bulunur; tespit edilen izler fotoğraflanıp yazılı listeye geçirilir.
- Kalan 30 gün: Onarım kararı verilir. Hangi kalemin iade sırasında faturalanacağı, hangisinin önceden giderilmesinin daha doğru olduğu burada netleşir.
- Kalan 15 gün: Evrak ve avadanlık toplanır: ikinci anahtar, ruhsat, yedek lastik veya tamir kiti, kriko, avadanlık çantası, mevsimlik lastik takımı, multimedya ve şarj kabloları, HGS/OGS etiketi.
- İade günü: Tutanak imzalanır. Kilometre göstergesi, yakıt seviyesi ve aracın dört köşeden fotoğrafı tutanağa eklenir; bir kopyası kurumda kalır.
Zimmetli araçlarda genellikle atlanan bir adım daha var: araç içindeki kişisel verilerin silinmesi. Multimedya sisteminde eşleşmiş telefon rehberi, çağrı kayıtları ve navigasyon geçmişi kalabilir. Bunların iade öncesi temizlenmesi ve tutanağa yazılması, KVKK kapsamındaki sorumluluk açısından önemlidir.
Normal kullanım aşınması nedir, hasar nedir?
Bu ayrım keyfi değildir; sözleşme ekindeki iade standardı tanımlar. Genel çerçeve şöyledir:
| Bölüm | Normal aşınma sayılan | Hasar sayılan |
| Boya ve kaporta | Yüzeysel çizik, taş izi, boya derinliğine inmeyen sürtme | Astara veya sacına inen çizik, ezik, pas, uyumsuz boya |
| Cam ve farlar | Görüş alanı dışındaki küçük taş vuruğu | Çatlak, yayılan kırık, kırılmış far camı |
| Jant ve lastik | Dengeli aşınmış diş derinliği, hafif yüzey izi | Yasal asgari diş derinliğinin altına inmiş lastik, jant kırığı, ebat uyumsuz lastik |
| Döşeme ve iç aksam | Oturma yüzeylerinde solma, hafif parlama | Yırtık, yanık, çıkmayan leke ve koku, sökülmüş parça |
| Ekipman | — | Eksik anahtar, eksik avadanlık, sökülmüş multimedya, iz bırakan araç giydirmesi |
Hasar değerlendirmesi ve itiraz
Değerlendirme aslında bir karşılaştırmadır: aracın teslim alındığı gün düzenlenen durum tespit raporu ile iade günündeki rapor yan yana konur. Kurumsal tarafta şu üç maddeyi sözleşme imzalanırken netleştirmek, iade gününde tartışmayı bitirir:
- Kim ölçüyor: Değerlendirmeyi kiralama şirketinin kendi ekibi mi, bağımsız ekspertiz mi yapacak?
- Neye göre: Hangi iade standardı ve hangi ölçüm yöntemi esas alınacak (boya kalınlığı ölçümü, çizik uzunluğu eşiği gibi)?
- Ne kadar sürede: Rapor kaç gün içinde paylaşılacak, itiraz için kaç gün var, ikinci ekspertiz gerekirse masrafı kim karşılayacak?
Sigortadan karşılanmış bir hasar varsa dosya numarası ve muafiyet bilgisi iade dosyasına eklenir. Aynı hasarın hem sigorta hem iade faturası üzerinden iki kez işlem görmesi böyle önlenir. Sözleşme boyunca açık kalan trafik cezası ve otoyol geçiş kaydı varsa bunların da kapatılması iade dosyasının parçasıdır.
Kilometre aşımı: limiti baştan doğru seçmek
Kilometre limiti, iade gününde en çok tartışılan kalemdir; çünkü aşım tek seferde ortaya çıkar. Üç pratik kural:
- Limiti geçmiş dönemin gerçek kilometre verisine göre belirleyin. Araç takip sisteminden alınan kayıt, tahminden çok daha sağlam bir dayanaktır.
- Mümkünse filo geneline havuz kilometre tanımlatın: az kullanılan araçların artan kilometresi, çok kullanılanların aşımını karşılar.
- Dönem ortasında kullanım beklentisi değiştiyse (yeni şube, güzergâh değişikliği, vardiya düzeni) limiti o sırada revize ettirin; iade gününü beklemeyin.
Limitin altında kalmak çoğu sözleşmede iade edilmez. Bu nedenle "ne olur ne olmaz" diyerek gereğinden yüksek limit almak da başlı başına bir maliyet kalemidir.
Yenileme, araç değişimi ve kademeli filo planı
Sözleşme bitimi, filonun tamamının aynı anda yenilenmesi anlamına gelmemelidir. Bütün araçların sözleşmesi aynı ay biterse iade, teslim ve kullanıcı bilgilendirmesi tek haftaya yığılır; küçük bir tedarik gecikmesi bile servis planını etkiler. Kademeli plan bu yükü dağıtır:
- Sözleşme bitişlerini yıl içinde çeyreklere yayın; her çeyrekte filonun yalnız bir bölümü değişsin.
- Yenileme kararını araç bazında verin: kilometre durumu, bakım ve arıza geçmişi, kullanıcının güzergâhı ve segment ihtiyacı birlikte değerlendirilsin.
- Kullanıcı değişmiyorsa aynı segmentte devam etmek uyum süresini kısaltır; segment değişecekse teslimden önce kısa bir kullanım bilgilendirmesi planlayın.
- Yeni aracın teslim tarihi ile eskisinin iade tarihi arasında birkaç günlük tampon bırakın.
Elibol Turizm'in operasyonel kiralama ve kurumsal filo kiralama hizmetinde periyodik bakım, kış-yaz lastik değişimi, kasko ve trafik sigortası, HGS/OGS kayıtları ve trafik cezası takibi sözleşme süresince bizde olduğu için iade dosyası da eksiksiz kapanır. Sözleşme bitişini planlamak veya yeni dönem için seçenekleri konuşmak isterseniz 0 212 445 89 89 numarasından bize ulaşabilir ya da sitemizdeki Online Teklif Alın adımını kullanabilirsiniz.
